Algemeen

Zodra je onze website TPCS.nl bezoekt of contact met ons opneemt, ontvangen we informatie over jou. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we met die informatie doen. We gaan altijd zorgvuldig met je informatie om en slaan die veilig op. Heb je vragen of wil je weten welke informatie we van je hebben, neem dan contact op met ons. We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als we dat nodig vinden. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te bekijken, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 27 september 2024.

Wanneer pas je deze privacyverklaring toe?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die we verwerken en op alle domeinen die aan ons gerelateerd zijn. Het gaat hier om de persoonsgegevens van iedereen die weleens contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht, zoals bezoekers, klanten en zakelijke contactpersonen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu, zoals je naam, telefoonnummer, IP-adres, klantnummer of surfgedrag. Wil je meer weten over persoonsgegevens, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het is op onze site in principe niet mogelijk om een reactie achter te laten op berichten of pagina’s. Wel kan er via het contactformulier een bericht worden ingevuld dat als mailbericht naar ons wordt doorgezonden. Bij persoonsgegevens die we verwerken, duiden we voornamelijk op de software die we gebruiken voor onze dienstverlening, namelijk personeels- en salarisadministratie alsmede boekhouding/administratieve software. Die zijn niet aan onze website gekoppeld. Deze privacyverklaring is echter wel op zowel de website als onze software van toepassing.

Wie gebruikt je gegevens?

Thom Peters Consultancy en Salarisadministratie BV is verantwoordelijk voor de website TPCS.nl en daarmee de verantwoordelijke organisatie voor het gebruik van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De volledige gegevens zijn: 

Thom Peters Consultancy en Salarisadministratie BV
P.C. Staalweg 12 L 
3721 TJ Bilthoven
Kamer van Koophandel nummer 91266343
Mail: info@tpcs.nl

Van wie gebruiken we gegevens?

We verwerken de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht en via het contactformulier gegevens aan ons heeft doorgegeven. Dit zijn onder meer bezoekers, particuliere klanten, zakelijke klanten en contactpersonen van onze partners.

Hoe komen we aan je gegevens?

We krijgen de gegevens rechtstreeks van jou of je werkgever zodra je:

  • het contactformulier op deze website gebruikt 
  • contact opneemt met ons via mail, telefoon of op andere manier
  • toestemming voor het gebruik ervan geeft aan een van onze partners
  • toestemming voor het gebruik ervan geeft aan een van onze opdrachtgevers

Welke gegevens gebruiken we van je?

In de basis registreren we alleen je naam en contactgegevens zolang het contact met ons niet verder gaat dan mondelinge gesprekken. Zodra er afspraken worden gemaakt over het inhuren van onze medewerkers dan wel het uitbesteden van je personeels- en/of salarisadministratie dan wel boekhouding aan TPCS, worden er meer gegevens geregistreerd en gebruikt.

We maken gebruik van de volgende gegevens:

  • naam 
  • geslacht
  • woonadres of vestigingsadres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • betaalgegevens
  • BSN
  • geboorteplaats
  • geboortedatum
  • leeftijd
  • salaris
  • functie 
  • financiële gegevens
  • ziektegegevens
  • verlofgegevens
  • loonbeslagen (vanuit personeels- en salarisverwerking)
  • boetes (vanuit personeels- en salarisverwerking)
  • lidmaatschap vakvereniging (vanuit personeels- en salarisverwerking)
  • andere gegevens die te maken hebben met de personeels- en salarisverwerking

Daarnaast gebruiken we de volgende bijzondere gegevens van je: 

  • medische gegevens (conform Wet Poortwachter bij ziekte medewerker en in geval van afname van dit product bij TPCS door de opdrachtgever)

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor het doel waar we die voor mogen gebruiken: 

  • we hebben van jou je toestemming gekregen om je persoonsgegevens te gebruiken 
  • we gebruiken je gegevens omdat we je als klant de beste service willen geven en we dat zonder die informatie niet kunnen doen
  • we gebruiken je gegevens omdat we een centrale administratie bijhouden, fraude willen voorkomen en bestrijden en de gegevens gebruiken voor risicobeheersing
  • we gebruiken je gegevens om ons te houden aan de wet, zoals gegevens bewaren voor de Belastingdienst
  • we moeten onze wettelijke taak uitvoeren 

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens zo lang als we dat volgens de wet moeten doen en zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken.  Zolang je bijvoorbeeld klant bij ons bent, bewaren we je gegevens volgens de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Daarna bewaren we je gegevens alleen voor statistische doeleinden en om eventuele klachten of juridische zaken af te handelen. Wil je meer weten over hoelang we specifieke gegevens van je bewaren, neem dan contact met ons op. 

Met wie delen we je gegevens?

Je persoonsgegevens worden alleen door ons gebruikt. We zullen je persoonsgegevens nooit met anderen delen die niet actief betrokken zijn bij de bedrijfsvoering van onze onderneming. 

Waar slaan we je gegevens op?

We verwerken je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit houdt in dat we ook je gegevens binnen de EER opslaan. Heb je hierover vragen, neem dan gerust contact met ons op. 

Hoe veilig zijn je gegevens bij ons?

We hebben er veel aan gedaan om je gegevens zowel organisatorisch als technisch zo goed mogelijk te beveiligen. We hebben onze systemen en verschillende communicatiemiddelen beveiligd om ervoor te zorgen dat je gegevens niet in de handen van anderen terechtkomen. Je gegevens zijn dus veilig bij ons. Ook zorgen we ervoor dat je gegevens alleen worden gebruikt door mensen die daar van ons toestemming voor hebben gekregen. Heb je vragen over de specifieke manier van beveiligen, neem dan contact met ons op. 

Wat mag je ons vragen?

Omdat we persoonsgegevens van je gebruiken, heb je verschillende rechten. Deze rechten zetten we hieronder voor je op een rijtje.

Recht op informatie
We moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen wat we met je gegevens doen en welke controle je daarover hebt. Daarom leggen we in deze privacyverklaring uitgebreid uit welke gegevens we van je verzamelen en hoe we met je gegevens omgaan. 

Recht op inzage
Je mag ons altijd vragen om je gegevens die we van je hebben in te zien.

Recht op correctie
Je mag ons vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn. 

Recht om bezwaar te maken
Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan. Dit recht geldt voor de gegevens die we gebruiken voor direct marketing. Zo kun je bij ons aangeven dat je niet langer mail van ons wilt ontvangen. Dat geldt ook voor gepersonaliseerde aanbevelingen op onze website. 

Recht op dataportabiliteit
Ben je klant bij ons of heb je toestemming gegeven voor het gebruik van je gegevens, dan mag je ons vragen om je de digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst. 

Recht op beperking
Je mag ons vragen om het gebruik van je gegevens te beperken. Dit betekent dat we in bepaalde gevallen je gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken. 

Recht om vergeten te worden
Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. We verwijderen dan alle gegevens die tot jou herleidbaar zijn. In sommige gevallen kunnen of mogen we je gegevens nog niet verwijderen. Zo moeten we sommige gegevens 7 jaar bewaren voor de belastingdienst. 

Recht om een klacht in te dienen
Je mag een klacht indienen over de wijze waarop we met je gegevens omgaan. Heb je een klacht dan lossen we die graag voor je op. Neem daarvoor contact op met ons. Ook mag je je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens neerleggen. Uiteraard hopen we dat het niet zover komt, maar in het uiterste geval mag je ook naar de rechter stappen. In dat geval is het de rechtbank in de vestigingsplaats van Thom Peters Consultancy en Salarisadministratie BV die je klacht gaat behandelen. 

Hoe dien ik een aanvraag of klacht in?  
Stuur je aanvraag of klacht naar ons via info@tpcs.nl. We verwerken je aanvraag of klacht binnen 30 dagen. Gaat het om meerdere aanvragen of klachten of is je aanvraag of klacht complex, dan kan dit meer tijd met zich meebrengen. In dat geval nemen we uiterlijk binnen 60 dagen contact met je op. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij je gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn. 

Afhankelijk van de reden hoe wij aan je gegevens zijn gekomen, kan het zijn dat de hierboven genoemde rechten in eerste instantie liggen bij onze opdrachtgever. Denk daarbij aan de uitbesteding van de personeels- en salarisadministratie aan ons. Is dat het geval, dan zullen wij altijd de verantwoordelijkheid bij onze opdrachtgever leggen en wijzen op wettelijke plichten van ondernemers. 

Welke regels gelden voor deze privacyverklaring?

Onze privacyverklaring moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden vind je met name terug in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarnaast de algemene regels die volgens de Nederlandse wet gelden van toepassing op onze privacyverklaring. 

Welke cookies gebruiken we?

Je kunt zelf aangeven welke gegevens we van je mogen gebruiken. Heb je ons toestemming gegeven voor het personaliseren van je profiel op basis van je surf- en zoekgedrag, dan kunnen we onze website speciaal op jou instellen zodat het gebruik ervan makkelijker en persoonlijker wordt. We doen dit met behulp van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan onze website geplaatst wordt op je hardware.  

We gebruiken de volgende soorten cookies op onze website:

  • functionele cookies, zoals sessie- en login cookies voor het bijhouden van sessie- en inloginformatie
  • geanonimiseerde analytische cookies, om inzicht te krijgen in het bezoek aan onze website op basis van informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina’s en populaire onderwerpen

Ingesloten inhoud van andere sites

Informatie en berichten op onze website kunnen ingesloten inhoud bevatten. Denk daarbij aan logo’s, video’s, afbeeldingen, berichten, enz. Ingesloten inhoud van andere sites gedraagt zich exact hetzelfde alsof je deze andere site hebt bezocht. Dat gebeurt wanneer je klikt op zo’n logo, video, afbeelding, etc en daardoor uit onze website gaat naar de externe website.

Deze externe websites kunnen gegevens over je verzamelen, cookies gebruiken, extra tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief het vastleggen van de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die site. Deze externe websites vallen niet onder deze privacyverklaring omdat ze geen deel uitmaken van onze organisatie. Het betreffen organisaties met wie wij op de een of andere manier samenwerken. Heb je hier vragen over, neem dan contact met ons op.

Wat doen we met gegevens van minderjarigen?

We richten ons met onze website of als organisatie in het geheel niet op minderjarigen. Dit houdt in dat als je jonger bent dan 18 jaar, je toestemming nodig hebt van een ouder of voogd om gebruik te maken van onze website. Ben je bij je bezoek aan onze website minderjarig, dan gaan we ervan uit dat je voor je bezoek deze toestemming hebt gekregen. 

Heb je een vraag over deze privacyverklaring?

Heb je een vraag over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op met ons door een mail te sturen naar info@tpcs.nl. We helpen je graag.